Заказать звонок
В эпоху цифровых технологий электронный документооборот становится неотъемлемой частью повседневной работы предприятий и организаций. Машиночитаемая доверенность выступает важным инструментом для обеспечения безопасности и подтверждения полномочий сотрудников, сокращения времени обмена информацией и увеличения эффективности процессов подписания документов.
В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой машиночитаемая доверенность, как ее можно оформить и принцип ее работы.
Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный документ, который используется для подтверждения полномочий сотрудников и обеспечения безопасности в процессе электронного документооборота. Она играет важную роль в ускорении обмена информацией и сокращении времени, необходимого для подписания различных документов.
Машиночитаемая доверенность включает в себя сведения о том, что определенному сотруднику предоставлено право подписывать документы от имени организации. Эта форма доверенности применяется для утверждения электронных документов.
Основная цель машиночитаемой доверенности заключается в том, чтобы эффективно управлять правами доступа и авторизации сотрудников в цифровой среде. Этот электронный документ содержит информацию о том, какие действия и операции с документами может выполнять конкретный сотрудник, а также устанавливает уровень его полномочий в рамках системы.
Для работы с машиночитаемой доверенностью необходимы две квалифицированные электронные подписи – руководителя и сотрудника.
Оформление МЧД включает получение квалифицированной электронной подписи сотрудниками в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Затем необходимо оформить МЧД на физическое лицо, подписав ее с использованием КЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
Для получения машиночитаемой доверенности можно воспользоваться онлайн-ресурсами, такими как веб-сайт Федеральной налоговой службы или личный кабинет организации на портале Госуслуг.
Машиночитаемая доверенность должна соответствовать определенным требованиям:
Во-первых, она должна быть подписана электронной подписью доверителя.
Во-вторых, понятное и однозначное содержание, чтобы не допускать двусмысленностей.
В-третьих, содержать в себе следующие данные:
Согласно приказу Минцифры от 18 августа 2021 года № 857, с 1 сентября 2023 года все компании обязаны использовать машиночитаемые доверенности при подписании электронных документов от имени организации.
Машиночитаемая доверенность обладает несколькими преимуществами, по сравнению с традиционными бумажными документами.
В первую очередь надежность: МЧД исключает возможность подделки рукописной подписи представителя организации. Данные доверенности безопасно хранятся в различных информационных блокчейн-системах, включая операторов электронного документооборота, аккредитованные удостоверяющие центры, ФНС России и Минцифры.
Во-вторых, машиночитаемая доверенность предоставляет удобство в использовании: ее легко создать, заверить, передать представителю и адаптировать в соответствии с правами сотрудников. Отзыв доверенности также осуществляется быстро и без лишней бумажной головной боли.
В-третьих, применение машиночитаемых доверенностей экономически выгодно. Использование цифровых форм доверенностей позволяет снизить расходы на бумагу и расходные материалы для принтеров. Кроме того, нет необходимости оплачивать доставку документов, особенно если они предназначены для сотрудников из других регионов. Также отпадает необходимость в оплате услуг нотариуса, поскольку машиночитаемая доверенность оформляется без его участия. Достаточно просто заверить документ электронной подписью и отправить его сотруднику.
Внедрение машиночитаемых доверенностей представляет собой значимый шаг вперед для сферы права, обеспечивая более эффективную и прозрачную систему управления доверенностями.
